Yrityksen taloudellinen menestys harvoin onnistuu vahingossa, vaan se vaatii jatkuvaa suunnittelua, kehittämistä ja seurantaa.
Tapaan usein yrittäjiä, jotka tuskailevat sitä, etteivät osaa tai ymmärrä kirjanpitoa. Erään yrittäjän pahin pelko oli se, että kirjanpitäjä soittaisi hänelle. Tilitoimistoyrittäjänä rauhoittelin häntä, ettei hänen tarvitsekaan osata kirjanpitoa, koska hänellä on tilitoimisto tukenaan. Jokaisen yrittäjän pitää kuitenkin ymmärtää ja olla ehdottomasti kiinnostunut numeroista vähintään yrityksen kassavirtaa seuraamalla. Yrityksen taloudellinen menestys harvoin onnistuu vahingossa, vaan se vaatii jatkuvaa suunnittelua, kehittämistä sekä kassavirran ja suunnitelmien toteutumisen seurantaa.
Suunnittele huolellisesti
Ennen yrityksen perustamista, on tehtävä suunnitelma siitä, mitä aikoo myydä, kenelle, miten ja millä hinnalla. Toimintasuunnitelma ilman numeraalista suunnitelmaa eli budjettia on vain puolikas suunnitelma ja hyppy tuntemattomaan.
Suunnittelussa ihan ensimmäiseksi on lähdettävä itsekkäästi omista tarpeista. Mieti ensin, millaisen palkan vähintään tarvitset. Aluksi on laskettava oman elämän kiinteät menot ja arvioitava se, paljonko vähintään tarvitset palkkaa nettona, eli verojen jälkeen, selvitäksesi oman taloutesi velvoitteista. Pohdi sen jälkeen, tavoitteletko yrittäjyydellä lisää taloudellista hyötyä. Ja jos tavoittelet, määrittele se, paljonko lisätuloja haluat esimerkiksi nykyiseen palkkatyöhösi verrattuna.
Suunnittelu lähtee hinnoittelusta ja siitä, kuinka paljon arvioit saavasi myytyä tuottamaasi tuotetta tai palvelua. Laske hintaan ensimmäiseksi oma työsi. Arvioi vasta sen jälkeen muut kulut: raaka-aineet, myynti- ja markkinointikulut sekä hallinnolliset kulut, vuokrat, sähköt, puhelin, kirjanpito yms. Tutki, kuinka paljon markkinoilla on vastaavaa tuotetta tai palvelua ja mitä kilpailijoiden tuotteet maksavat. Mieti, mikä on sinun uniikki kilpailuetusi kilpailijoihin verrattuna.
Huomaa, että ennen yrityksen perustamista tekemäsi suunnitelma on vasta ensimmäinen suunnitelma. Jatkossa sinun tulee uudelleenarvioida suunnitelma seuraavaa vuotta silmällä pitäen vähintään kerran vuodessa.
Seuraa tilannetta jatkuvasti
Kun olet todennut, että ideasi on hyvä ja kannattava, perustat yrityksen ja aloitat liiketoiminnan. Olipa yritysmuotosi mikä tahansa, olet heti alusta lähtien tili- ja kirjanpitovelvollinen verottajalle ja muille sidosryhmille.
Yrittäjänä olet alusta asti vastuussa yrityksen taloudellisesta menestymisestä, jotta selviät sen tekemistä sopimuksista ja velvoitteista. Siksi suhdetta talouteen ja numeroihin kannattaa miettiä jo yrityksen perustamisen hetkellä. Mitä enemmän asioihin perehtyy ja seuraa yrityksen rahavirtoja, sen vähemmän numeroihin liittyy mitään mystiikkaa ja pelättävää.
Kirjanpidossa on yksinkertaistettuna kysymys yrityksen tulojen ja menojen kirjaamisesta. Lakisääteisestä kirjanpitovelvollisuudesta huolimatta yrityksen kirjanpito tulisi nähdä erityisesti itselle yrityksen menestyksen mittarina. Tuloslaskelma esittää kulloisenkin vuoden tuloksen eli sen, kuinka paljon yrityksen tuloista on käytetty menoihin. Jos tuloja on enemmän kuin menoja, syntyy yritykselle voittoa, joka voidaan jakaa omistajalle tai jättää yrityksen varoihin tuleviin investointeihin ja puskurivaroihin. Yleensä paras vaihtoehto on edellisten yhdistelmä eli osa jakoon ja osa säästöön. Jos taas menoja on enemmän kuin tuloja, yritykselle syntyy tappiota, mikä katetaan edellisten vuosien voittovaroista tai yrittäjän tai muiden rahoittajien lisärahoituksella. Montaa tappiollista vuotta mikään yritys ei kestä.
Yrityksen taseesta taas selviää yrityksen varallisuus ja velat. Jos velkoja on enemmän kuin omaisuutta tai kassavaroja, on yrityksen taloudellinen asema kriittisempi kuin, jos yritys pystyy selviämään kassavirrallaan lyhytaikaisista eli vuoden sisään erääntyvistä menoistaan.
Kassan hallinnan osalta erityisen merkityksellistä on ymmärtää arvonlisäveron merkitys. Arvonlisävero tulee ajatella siten, että se on vain läpikulkuerä eikä sitä pidä koskaan miettiä omana tulona. Asiakkaasi maksavat sinulle arvonlisäveron, minkä sinä tilität verottajalle. Tilityksestä vähennetään itse maksamasi arvonlisäverot. Jos kassassa ei ole varaa maksaa arvonlisäveroa, se tarkoittaa sitä, että rahoitat omia menojasi asiakkaiden maksamalla läpikulkuerällä.
Yleensä yrityksen yksi menestyksen mittari on se, että maksat arvonlisäveroa. Jos saat jatkuvasti verottajalta alv-palautusta, on se ensimmäinen signaali siitä, että liiketoiminta ei välttämättä ole terveellä pohjalla.
Analysoi ja tarkista tarvittaessa suuntaa
Jos hyvästä suunnitelmasta ja seurannasta huolimatta tilanne näyttää siltä, että elät jatkuvassa kassakriisissä, ole valmis tarkistamaan suunnitelmaasi. Analysoi huolellisesti, miksi yrityksen kassa sakkaa. Oletko elänyt yli varojesi? Hoidatko huolimattomasti maksuvelvoitteesi, jolloin syntyy tarpeettomia perintä- ja korkokuluja? Tilaatko tarpeettomia tuotteita tai palveluita? Käytätkö aikasi epäolennaisiin asioihin? Oletko sittenkään hinnoitellut oikein? Käytätkö yrityksen varoja oman taloutesi menoihin? Miten varmistat, oletko muistanut laskuttaa kaiken? Huolehditko omien saatavien kotiutumisesta kassaan?
Talouden hallinnassa välinpitämättömyys ja pelko kohdata numerot ovat pahinta myrkkyä. Kun talous on hallinnassa, tulee hyvä ja rauhallinen olo, eikä numeroista tarvitse ahdistua. Huonot numerot voidaan muuttaa paremmiksi jatkuvalla seurannalla ja olemalla asioiden päällä. Parhaimmassa tapauksessa numeroiden seuraamisesta saattaa tulla jopa intohimo.
Sanna Ainola-Ryth on Taloushallinta Uniikki Oy:n toimitusjohtaja ja partner, joka on toiminut jo 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä. Taloushallinta Uniikki on auktorisoitu kirjanpito- ja taloushallintapalveluja tarjoava yritys, jonka missiona on auttaa yrityksiä menestymään tarjoamalla luotettavia, ammattitaitoisia ja ennakoivia taloushallinnon asiantuntijapalveluita.
Varaa maksuton konsultointi talouden asiantuntijamme kanssa tästä.
Kirjoitus on julkaistu yhteystyökumppanimme Kollega.fi kanssa. Käy tutustumassa myös muihin mielenkiintoisiin aiheisiin.
